埼玉県和光市の及川社会保険労務士事務所

マイナンバーの準備~従業員教育~ready-my-number-3

マイナンバーについての従業員教育ってどんなことをするの?
という疑問を頂くようになってきました。
そこで、今回はマイナンバーの教育はどのようにしたらいいのかを書いていきます。

併せてご確認ください!!
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マイナンバーの準備~会社内で準備すること~

どんなことを教育すればいいの?

062-photo私が企業さまに依頼され講師として従業員教育をするときは次の3つを挙げています。

・マイナンバーについて(制度)
・運用の仕方(利用方法)
・コンプライアンス


それぞれの分野の中でいろいろと肉付けはしますが、極力シンプルにまとめるようにしています。
※基本的に勉強会を嫌う、または自分には関係が無いと考える方が多いので
 少しでも残るようにシンプルにまとめています。


マイナンバーについて(制度)

最初はマイナンバーの制度についてです。
そもそも、従業員さんはマイナンバーについて全く知らないと思ってもいいと思います。
ニュースや新聞、ワイドショーなどの情報がほとんどなので、勘違いや思い込みが多くを占めているので、その間違いを正すよう、政府から公表されている資料等を使い間違いのない制度説明を行うようにしてください。

※内容すべてを理解してもらう必要はないかもしれませんが、従業員さんのマイナンバーをスムーズ抵抗
 なく
集める為には内容も説明した方がいいと考えています。
 個人情報に対する考え方が変わってきていて、会社からの依頼でも断ってくる従業員さんがいる可能性も
 ありますので、必要性や重要性をレクチャーしてください。

071-photo【内容】
・マイナンバー制度の導入の趣旨
・マイナンバー制度の仕組み
・個人番号カードについて
・マイナンバー制度導入のメリット
以上の様な内容をまとめてレクチャーします。

この時に、会社が従業員のマイナンバーを集めなければいけないことや、スムーズに集められるよう準備をしておいてください。(住民票のある住所に通知されるので、今の住所と住民票の住所が同じかを確認してください。特に学生のアルバイトを雇用している会社では気を付けてください。地方から出てきている学生さんは、まず間違いなく住民票は移していませんので、マイナンバーの通知は実家に行ってしまいます。


※会社の中で、マイナンバーについてもっとも詳しいのは社長です。
 そのことを考えて、できるだけわかりやすくまとめてください。

運用の仕方(利用方法)

実際、マイナンバーを利用する際の考え方や、会社内での使用ルール等をまとめます。
会社内でマイナンバーを使用する人間は限られていますが、こんな風に運用するという具体例や、会社内のシステム(運用方法や就業規則い記載しているかなど)についてを伝えることで、自分にもかかわりがあることを認識してもらい、覚えてもらえるようにしましょう。

個人情報の漏えいなどによる流出を極端に気にする方もいらっしゃいますので、ルールをしっかりと作成し従業員にレクチャーしてください。
使わない人にはいいんじゃないか?と考えるかもしれません。
保管場所の鍵の場所や一時保管場所といったものを全ての従業員に伝える必要はありませんが、ルール(罰則を含む)を伝えることで、悪用や喪失、流出などのリスクを減らす事ができますので、実施した方がいいと考えています。

070-photo【内容】
・マイナンバーの利用範囲について
・マイナンバーの利用例について(会社内での利用方法含む)
・企業におけるマイナンバーの利用例

以上のようなものをまとめるといいと思います。

コンプライアンス

よく聞くことかと思いますが、やはり“コンプライアンス(法令遵守)”は大事な要素の一つです。
個人情報に関する皆さんの興味やリスクは年々増加しているかと思います。
今回のマイナンバーの情報は新しく“特定個人情報”と名づけられ、漏洩や不正利用にはより重い罰則が規定されています。
また、個人情報の漏洩は企業の社会的信用を失墜させてしまうもので、たとえ罰則がなかったとしても漏洩など起きないようにするべきです。
では、そういった事故が起きないようにするにはどうすればいいのか?
一番簡単なのはルールにのっとって、それから外れる様な行動をさせない、許さないというのが大事です。
従業員には、ルールを順守する気持ちを持つように教育をしてください。
ここができていないと、この先、情報漏洩などのリスクが会社に付きまとっていくとこになってしまいます。

061-photo【内容】
・マイナンバー関係の法律について
・会社内での運用ルール
・罰則など


今回はマイナンバー制度の従業員教育について簡単にまとめてみました。
この様な事をまとめて、従業員さんの教育をできるだけ早めに行ってください。
運用は2016年1月からですが、個人番号カードが送られてくる2015年10月には一通り完了しているのが望ましいと思います。

最後に

この様な資料を作ったり、教育を行うことを慣れていない企業さまも多いかと思います。

001-photo・マイナンバーがよくわかっていない
・資料作りはめんどうだ
・従業員へのレクチャーの仕方がわからない
そういった企業さまは是非、当事務所にご依頼ください。

資料の作成から、当日のレクチャー、アフターフォローまで承っています。

興味がある方は、お気軽にお問い合わせください。

※合わせて社内のルール作成のお手伝いもしております。
 準備がまだ、という社長様からのお問い合わせもお待ちしております。


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