埼玉県和光市の及川社会保険労務士事務所

マイナンバーの準備~会社内で準備すること~ready-my-number-4

以前、マイナンバーの準備~従業員の教育~にて、マイナンバー制度開始前に、会社で行うべき“従業員教育”について解説いたしました。
今回は、開始前に準備した方がいい“会社内の準備”について記載します。

どんな準備をすればいいの?

062-photo情報漏洩が起きない、不正利用が起きないような“安全管理措置”をとることにつきます。
簡単に言えば・・・
・マイナンバーの保管場所をしっかりと管理する。
・悪いことを考えている人が取れないようなシステムをつくる。

以上の2つといわれています。

それぞれ、政府からこんな風に防衛してね、というガイドラインがありますが、なかなかハードルが高いもののように感じます。
作業をしている場所が外部から見えないようにパーテーションを設置することや、作業を行う部屋には権限のある人しか入れないように、ドアにナンバーロックをするなどを挙げていますが、実際、実行するにはコストがかなりかかるように感じます。
一部上場しているような大きな企業なら問題なく導入できるものでも、うちの事務所の様な小さな企業では、なかなか難しいものがあります。

その他にも、就業規則の作成や、マイナンバーを管理する従業員の管理ができるようなシステムを作るなども必要だと思われます。
間もなく、番号の通知は始まりますが、やることは山積みとなっています・・・

どこから手を付ければいいの?

065-photo色々やることが多く、何からやれば分からないかと思います。
ですが、私は最初に行うべきは“運用ルールや業務のフローの検討”だと思っています。
かならず使用しなければならないマイナンバーが、御社ではどのように使用することになるのか、またはどのようなタイミングで収集しなければならないのかを確認し、ルールとして作成してください。
基本的な流れが出来上がっていないと、上手に運用することはできないと思いますので、いろいろな状況を想定し検討してみてください。

そのあとに、ルールにのっとって作業場所を決め、情報漏えいの防止対策をしたり、保管方法を考えたり、就業規則などのシステムを作成したりするのが、一番スムーズにいくと考えております。

マイナンバーの縦鼻の順番

1.運用ルールや業務フローの検討
  自分の会社ではどのように回収し運用するべきか、またはマイナンバーを使用する際の手順を洗い出す。
2.マイナンバーの為の規定を作成する
  従業員に守ってもらうルールを規定し周知させる
3.1,2で作ったルールにのっとって会社内の環境を整える
  作業場所、保管場所、責任者など様々なものを決める
4.1,2で決めたルールにのっとって従業員からマイナンバーを収集する
  絶対に紛失や漏洩をしないようにルールに沿って行う


それでもよくわからない・・・

全く新しいものですので、どうやればいいのか分からないという方も多いかと思います。
そんな時には、ぜひ一度、お問い合わせください!!
社長や担当者の方とお話をさせていただき、御社に一番合ったルールの作成などをお手伝いいたします。
今でも、顧問契約をさせていただいている会社の担当者様と話し合いを重ね、会社に合ったシステムをともに作らせていただいております。


マイナンバー制度も開始となり、会社内では1日でも早く運用を始めなければいけなくなりました。

準備で使える時間も、あとわずかとなっていますので、ぜひお早めにお問い合わせください!!

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